今日の仕事：手順書を作る習慣が失敗を減らす
2005年10月26日 02:37
今週金曜にMovable Typeの開発元であるシックス・アパートのProNetミーティングに参加し、ついでに旧友達と親交を深めに東京・横浜へ行くので結構忙しい。
＃準備で忙しいのではなく、金・土・日を仕事に充てられないので…(苦笑)。
さて、本題。
現在、期間限定インターネット公募サイトを管理していて、いよいよ公募終了時が近づいたので、サイト閉鎖の手順書を作り、25日夕刻に顧客と打ち合わせを行ってきた。
協議後に修正した書類は先方に送ったので、内容問題なしと判断されればその手順書を使い本番作業を行う。
契約仕様は時間に厳格かつ失敗は許されない。
手順書はこんな感じだ。
１．表示画面の入替
・作業時間：10月○日午前00:00から５分以内
・作業内容：トップページの差替
・現状書類内容：http://www.xxx.jp/index.html
・差替書類内容：http://www.xxx.jp/xxx.html
・完了報告１：電話
・完了報告２：メール（電話と同じ内容）
・備考：電話連絡で顧客先担当確認後、次の作業に移行
このような文面が６項目にわたり記述されている。
A４用紙1枚の実に簡単なものではあるが、効力は大きい。
- 複数確認が容易になり確認の見落としが減る。ミスの許されない重要な作業を行う場合、作業者は１名であるが、確認を見落としがちとなる。そこで確認者を別にたてるのだが…、手順書があれば確認者の仕事は容易となる。
- 出力用紙をみながら作業を行うので、たとえ作業者と確認者が同一であってもミスは減る。
- 作業者が異なる人物に引き継がれたとしても、スムーズに引き継ぎ完了。
日頃、些細な失敗の多い方は、頭で手順を考えて終わっているのではないだろうか？
唐突な失敗をする方は、全く手順を考えないでいきなり本番実施の傾向があるように思う。
そんな方々は、簡単でいいので手順書を作るようにして、実行してみれはいかがだろう。
見違えるほど失敗が減るはずだ。
また、作業する前に手順書を業務依頼者に渡しておけば、チェック時点で有益なアドバイスも得られる事が多い、さらに、あなたの信用は上がるに違いない。
顧客や上司にかわいがってもらうには、それらの人々に、まず安心感を与えるべきである。
どんなに有能であっても、不安が伴う人にはチャンスはなかなかやってこない。
参考になれば幸い。
投稿者: Dakiny 日時: 2005年10月26日 02:37 | 
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